Forslag fra medlem til behandling på generalforsamlingen 2023:
Forslag til ændring af bestyrelsen i grf. Vestre Tvillinggaard
Grundejerforeningen Vestre Tvillinggaard blev oprettet i 1972/73, hvor udstykningen skete og nybyggeriet var på sit højeste.
Der var fællesantenne alene for vores grf. og programmerne der kunne udsendes, blev styret af grundejerforeningens bestyrelse, ligesom vedligehold af mast / kabler etc. var bestyrelsens ansvar.
De grønne områder krævede også meget arbejde.
Der blev lavet nogle vedtægter for, hvordan grundejerforeningen og dens bestyrelse skulle fungere og dermed sikre, at foreningens område på alle måder kunne fungere i dagligdagen.
Dette er snart mange år siden og forholdene omkring vores grf. har ændret sig betydeligt, så derfor dette forslag til ændring af vedtægterne, så vi får en slanket bestyrelse, der er tilpasset de forhold / ansvarsområder, der er aktuelle i dag.
Grundejerforeningen har ingen antenneforening mere, og der er heller ikke længere tilslutningspligt til en bestemt leverandør af Tv/Data.
De grønne områder kører på 5-årige kontrakter med en stabil gartner.
Bestryelsens arbejdsmængde er altså betydeligt reduceret, siden foreningen blev startet og spørgsmålet er så, om ikke bestyrelsen skulle tilpasses disse ændrede forhold.
Betyrelsen kunne reduceres til 3 medlemmer. Suppleanter kunne reduceres 1 og revisorsuppleanter til 1.
Kan kassereren ikke føre regnskabet – der er vel 25 – 30 bilag – så kan man få en privat ekstern person til at udføre dette.
Nedenstående mit forslag til ændring af vedtægterne:
For den ordinære generalforsamling fastsættes følgende dagsorden:
1.Valg af dirigent
2.Beretning fra bestyrelsen om foreningens virksomhed i det forløbne år
3.Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år.
4.Forslag fra bestyrelsen.
5.Eventuelle forslag fra medlemmerne.
6.Godkendelse af budget og fastsættelse af størrelsen af kontingentet for det kommende år.
7.Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen.
8.Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Vælges for 2 år
9.Eventuelt.
Bestyrelsen
Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen består af 1 formand og 2 bestyrelsesmedlemmer
Medlemmerne vælges for 2 år ad gangen. Hvert år afgår henholdsvis 2 og 3 medlemmer, efter første år afgår 2 medlemmer efter lodtrækning.
Formanden og medlemmerne vælges for 2 år ad gangen. Efter første år afgår 1 betyrelsesmedlem efter lodtrækning.
Generalforsamlingen vælger desuden 3 suppleanter, hvoraf hvert år afgår 2 og 1, efter første år afgår 2 efter lodtrækning.
Generalforsamlingen vælger desuden 1 suppleant for en 2-årig periode.
Revisorerne vælges på skift for en 2-årig periode.
Revisorsuppleanten vælges for en 2-årig periode
Der vælges 1 revisorsuppleant for en 2-årig periode
Genvalg kan finde sted.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand, kasserer, idet formanden vælges direkte af generalforsamlingen.
Den fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden og fører protokol over forhandlingerne og de af bestyrelsen trufne beslutninger.
Protokollen underskrives af de tilstedeværende medlemmer.
Bestyrelsen er berettiget til under ansvar overfor generalforsamlingen i fornødent omfang at engagere lønnet medhjælp i sager, hvor dette skønnes nødvendigt, f.eks. revisor, advokat eller landinspektør.
Det tilkommer bestyrelsen at drage omsorg for ansættelsen af lønnet medhjælp til vedligeholdelse af de under foreningen hørende private veje og fællesarealer, ligesom det påhviler bestyrelsen at engagere nødvendig faglig assistance til udførelse af opgaver, der sortere under den antagne medhjælps arbejde.
Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet og der betales kontingent på lige fod med alle andre grundejere. Bestyrelsesmedlemmerne får en kompensation på kr. 800 pr. år.
Der afsættes kr. 200 til fortæring pr. møde.
Bestyrelsen kan til løsning af specielle opgaver nedsætte udvalg, der kan bestå af medlemmer udenfor bestyrelsen, idet udvalgsformanden dog altid skal være et bestyrelsesmedlem.
Et sådant udvalg har ikke besluttende myndighed.
Kassererens forpligtelser og foreningens regnskaber.
Kassereren modtager foreningens indtægter og udbetaler alle af formanden anerkendte udgifter.
Udbetalinger skal ske over foreningens bankkonto. Kassereren fører en godkendt kassekladde, samt medlemsfortegnelse.
Kassereren underskriver alle kvitteringer. Pengebeholdningen skal henstå på konto i bank. Det er kun kassereren der har adgang til kontoen. Kassereren skal informere formanden om ind/udbetalinger på over kr. 2000, der ikke er aftalt på kontrakt og som ligger uden for grundejerforeningens normale regi.
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Årsregnskabet afleveres af kassereren til formanden inden 20. januar.
Formanden videre ekspederer regnskabet til de af generalforsamlingen valgte revisorer, der har 8 dage til regnskabets gennemgang og tilbageleveringen til formanden med eventuelle bemærkninger. Regnskabet skal foreligge fuldt færdigt og revideret senest den 15. februar.
Revisorerne får en kompensation på kr. 300 hver pr. år.
Foreslåede godtgørelser kan ændres af generalforsamlingen, hvis de ikke direkte forkastes.